سامانه مؤدیان بستر ثبت و تبادل صورتحسابهای الکترونیکی و اطلاعات فروش است. هر مؤدی در کارپوشه خود پروندهها، حافظههای مالیاتی، صورتحسابهای فروش و خرید و پیامهای خطا را میبیند. ثبت فروش در نرمافزار داخلی بدون دریافت تأیید سامانه، به معنی ارسال موفق نیست.
دامنه مشمولان بر اساس قانون پایانههای فروشگاهی، فراخوانها و احکام بعدی تعیین میشود. شخصیت حقوقی، صاحب شغل، نوع فعالیت، تاریخ شروع و فراخوان مرتبط همگی اثر دارند. وضعیت «عضویت و مشمولیت» را در کارپوشه خود بررسی کنید و صرفاً به تجربه کسبوکار مشابه تکیه نکنید.
در نوع اول اطلاعات کامل فروشنده، خریدار و اقلام ثبت میشود و در صورت رعایت شرایط میتواند برای خریدار اعتبار مالیاتی ایجاد کند. نوع دوم اطلاعات خریدار را به شکل نوع اول ندارد و معمولاً مبنای اعتبار خریدار نیست. نوع سوم رسید پرداختِ پایانه فروشگاهی یا درگاه پذیرفتهشده است. انتخاب نوع باید با ماهیت معامله و الگوی مجاز همان فعالیت هماهنگ باشد.
خریدار باید صورتحساب را با قرارداد، تحویل کالا یا خدمت و اسناد پرداخت تطبیق دهد و در مهلت نمایشدادهشده در کارپوشه آن را بپذیرد یا رد کند. بیتوجهی به کارپوشه ممکن است آثار قانونی خود را داشته باشد؛ بنابراین بررسی خریدها را به یک روال هفتگی یا روزانه تبدیل کنید.
صورتحساب تأییدشده مانند فایل معمولی ویرایش نمیشود. بسته به وضعیت معامله باید صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش با ارجاع صحیح به صورتحساب مرجع صادر شود. صدور سند جدیدِ بدون ارتباط، زنجیره معامله را مخدوش میکند. ابتدا نوع خطا و وضعیت واکنش خریدار را مشخص کنید.
شناسه باید با کالا یا خدمت واقعی، نرخ مالیات و الگوی صورتحساب سازگار باشد. از نزدیکترین عنوان معتبر در سامانه شناسه کالا و خدمات استفاده کنید و برای راحتی، شناسه نامرتبط انتخاب نکنید. شرح داخلی فاکتور میتواند دقیقتر باشد، اما جای شناسه رسمی را نمیگیرد.
برای هر ارسال، شناسه یکتای مالیاتی، وضعیت پردازش و پیام خطا را کنترل کنید. «ارسال شد» در نرمافزار واسط کافی نیست؛ صورتحساب باید در کارپوشه با وضعیت معتبر دیده شود. خطاهای شبکه، شناسه، الگو یا نرخ را ثبت و تا تعیین تکلیف نهایی پیگیری کنید.